Thứ nhất về người giao việc
Bạn cần phải xác định rõ công việc mà bạn muốn giao cho nhân viên là gì, ý nghĩa của công việc đó cụ thể ra sao. Chúng ta thường có thói quen giao việc bằng mồm, thông thường sếp gọi nhân viên lên và nói với họ, em làm cho anh việc này nhé, việc kia nhé.
Tôi muốn nói với bạn là cách làm đó cực kì kém hiệu quả và thiếu chuyên nghiệp. Bất kỳ một công việc gì, hãy viết nó ra giấy, rõ ràng nhiệm vụ là gì, ai làm, khi nào xong. Nếu bạn không biết bạn muốn gì thì người khác làm sao biết mình phải làm gì.
Thứ hai là ở người nhận việc
Đầu tiên, họ phải xác định rõ được quyền lợi của họ khi làm việc này là như thế nào, quyền lợi về tài chính chẳng hạn: họ sẽ được trả bao nhiêu cho việc này, mức lương của họ hứa hẹn sẽ thay đổi như thế nào nếu họ làm tốt công việc.
Nếu họ không làm thì sao, chậm tiến độ thì sao, ảnh hưởng đến lương thưởng của họ ra sao. Việc này bạn nên có chính sách rõ ràng từ trước.
Nghĩa vụ của họ là phải báo cáo kết quả công việc hàng ngày.
Tam giác rủi ro trong quản lý dự án và công việc thường bao gồm ba yếu tố chính: chi phí, thời gian và phạm vi (quality/scope). Khi một bên giao việc và một bên nhận việc, các yếu tố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành dự án hoặc nhiệm vụ. Dưới đây là cách mỗi yếu tố trong tam giác rủi ro này có thể gây ra rủi ro cho cả người giao việc và người nhận việc:
- Chi phí (Cost):
- Người giao việc: Có thể đối mặt với rủi ro vượt quá ngân sách dự kiến nếu người nhận việc đòi hỏi thêm chi phí hoặc nếu có các khoản chi phí phát sinh không dự đoán trước.
- Người nhận việc: Có thể gặp rủi ro khi chi phí thực tế cao hơn so với dự tính ban đầu, dẫn đến tình trạng không đủ nguồn lực để hoàn thành công việc mà không có thêm tài trợ.
- Thời gian (Time):
- Người giao việc: Có thể bị ảnh hưởng nếu dự án không hoàn thành đúng hạn, dẫn đến chậm trễ trong việc triển khai sản phẩm hoặc dịch vụ, mất cơ hội thị trường, hoặc ảnh hưởng đến các dự án liên quan khác.
- Người nhận việc: Có thể bị áp lực phải làm việc quá sức hoặc giảm chất lượng công việc để kịp thời hạn. Điều này cũng có thể dẫn đến việc mất uy tín nếu không hoàn thành đúng hạn.
- Phạm vi (Scope):
- Người giao việc: Có thể gặp rủi ro nếu dự án không đáp ứng được tất cả các yêu cầu ban đầu hoặc nếu có thay đổi phạm vi làm phát sinh thêm chi phí và thời gian.
- Người nhận việc: Có thể gặp khó khăn khi phải điều chỉnh phạm vi công việc trong quá trình thực hiện, đặc biệt là nếu phạm vi công việc không rõ ràng hoặc thay đổi thường xuyên.
Cân bằng các yếu tố trong tam giác rủi ro: Để giảm thiểu rủi ro, cần có sự rõ ràng và thỏa thuận cụ thể ngay từ đầu về ba yếu tố này. Một số biện pháp bao gồm:
- Lập kế hoạch chi tiết: Xác định ngân sách, thời gian và phạm vi rõ ràng từ đầu. Thống nhất các tiêu chí đánh giá và thỏa thuận thay đổi.
- Giao tiếp hiệu quả: Duy trì liên lạc thường xuyên giữa người giao việc và người nhận việc để cập nhật tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Quản lý rủi ro: Dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng.
- Kiểm soát thay đổi: Thiết lập quy trình để quản lý và phê duyệt các thay đổi về chi phí, thời gian và phạm vi một cách minh bạch và có kiểm soát.
Như vậy, việc quản lý tam giác rủi ro một cách hiệu quả đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ và hiểu biết lẫn nhau giữa người giao việc và người nhận việc.
CHU TRÌNH KIỂM SOÁT RỦI RO CHI TIẾT MỜI BẠN ĐỌC TẢI VỀ: TẠI ĐÂY
