Đàm phán hợp đồng là việc cần làm trước khi tiến hành ký kết hợp đồng. Nó là cuộc đối thoại giữa các bên nhằm đi đến một thỏa thuận chung đáp ứng yêu cầu của các bên tham gia đàm phán. Một cuộc đàm phán được cho là lý tưởng khi kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán là cả hai bên tham gia đàm phán đều cảm thấy hài lòng với kết quả đạt được. Vậy cần trau dồi kỹ năng đàm phán hợp đồng như thế nào? cần tránh làm gì để cuộc đàm phán không thất bại?
1. Kỹ năng trong quá trình đàm phán hợp đồng
Tạo ấn tượng ban đầu
Ấn tượng ban đầu luôn là ấn tượng khó quên trong mắt của đối tượng mình tiếp xúc. Bạn nên tạo ấn tượng tốt ngay từ lúc đầu tiếp xúc, không nên đối đầu ngay với đối tác bằng những yêu cầu, đòi hỏi của mình. Đầu tiên, bạn hãy tạo không khí dễ chịu, tin cậy bằng thái độ, cử chỉ và một vài câu nói vui vẻ, như vậy cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn.
Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể
Người nghe thường dễ tiếp nhận và ghi nhớ thông tin lâu hơn thông qua hình ảnh. Do đó chỉ cần một cái nhíu mày nhẹ cũng đã có thể là nguyên nhân khiến cho cuộc đàm phán đi đến thất bại. Ngược lại, một gương mặt vui vẻ với thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo thiện cảm từ phía đối tác. Cho nên, bạn cũng cần phải hết sức chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác cơ thể của mình trong quá trình đàm phán.
Xác định rõ mục tiêu
Bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của mình và phải luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Nếu không xác định rõ mục tiêu của cuộc đàm phán thì sau khi đàm phán kết thúc bạn sẽ không đạt được kết quả như mình mong muốn. Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn cứ khăng khăng giữ vững lợi ích của cá nhân mình. Bạn cần phải mềm mỏng và xem xét tới lợi ích của bên đối tác tham gia đàm phán thì cuộc đàm phán mới đạt được kết quả chứ không phải bị hủy bỏ.
Lắng nghe
Lắng nghe cũng là một trong những kỹ năng đàm phán hết sức quan trọng giúp bạn đạt được thành công trong đàm phán. Người đàm phán cần phải chú ý lắng nghe, quan tâm tới những gì mà đối tác nói thì mới có thể đưa ra lý lẽ, phản ứng phù hợp để bảo vệ lợi ích cho mình.
Kỹ năng giao tiếp và trình bày
Giao tiếp thì ai cũng biết nhưng phải giao tiếp thế nào, trình bày ra sao cho người nghe hiểu là một kỹ năng không phải ai cũng biết và cần phải rèn luyện. Bạn cần phải sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt trong việc đề cập đến nội dung cần thương thảo trong hợp đồng.
Nghệ thuật đặt câu hỏi
Trong cuộc đàm phán, những người hỏi nhiều thường là có lợi thế hơn không chỉ về mặt thông tin mà cả tâm lý và tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi khéo léo chứng minh rằng bạn luôn chú ý lắng nghe những gì đối tác nói.
Phải biết thỏa hiệp khi cần thiết
Đàm phán không phải là bạn chỉ quan tâm đến lợi ích của bản thân mà cần chú ý tới cả nhu cầu của đối tác. Đàm phán chính là việc bạn phải chấp nhận “cho và nhận”, sẵn sàng thỏa hiệp nếu thấy cần thiết thì cuộc đàm phán mới thành công.
2. Những điều cần tránh trong quá trình đàm phán
Không nhìn chăm chăm vào mắt của đối tác khi trao đổi: điều này sẽ khiến đối tác cảm thấy không thoải mái, mình là người không thân thiện, không đáng tin.
Không có kế hoạch cụ thể: cuộc đàm phán mà không có kế hoạch cụ thể, chuẩn bị sẵn nội dung thì sẽ bị rơi vào thế yếu và kết thúc đàm phán sẽ khó đạt được những điều mình mong muốn.
Không thông báo trước nội dung đàm phán: nếu không thông báo trước nội dung sẽ đàm phán thì bên phía đối tác sẽ bị nhầm nội dung đàm phán và cử người không đúng chuyên môn tham gia đàm phán. Như vậy cuộc đàm phán dễ dàng đi đến thất bại.
Đưa hết tất cả các thông tin, lý lẽ cần trình bày ngay từ lúc bắt đầu buổi đàm phán: đối tác cần có thời gian tiếp nhận thông tin nên ta cần sử dụng lần lượt từng thông tin một cho từng nội dung. Nếu đưa hết thông tin, lý lẽ ngay từ lúc đầu thì chẳng khác nào bạn bắn hết đạn ngay khi cuộc chiến mới bắt đầu, như vậy sẽ rất bất lợi cho bạn trong quá trình đàm phán.
Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: khi bạn bỏ qua ý kiến phản đối hay nghi ngờ của đối tác thì càng làm cho họ cảm thấy mối quan tâm đó của họ là đúng từ đó sẽ tạo ra định kiến, rào cản trong suốt quá trình đàm phán. Lúc này bạn nên hỏi lại câu hỏi của đối tác và kiên nhẫn trả lời tất cả các thắc mắc đó.
Trên đây là một số ý kiến về kỹ năng đàm phán hợp đồng. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc có thêm kiến thức để chuẩn bị và tiến hành cuộc đàm phán của mình được tốt nhất.
>>> Xem thêm: 11 nghệ thuật đàm phán của Donald Trump
Phương Anh
