Để thực hiện được những mong muốn, dự định thì đều cần phải có một lượng thời gian nhất định. Do thời gian là hữu hạn nên chúng ta cần phải biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý thông qua việc lập kế hoạch làm việc hiệu quả. Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian. Hãy cùng học kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả để giúp bạn có một cuộc sống hoạch định công việc tốt hơn.
Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng hoặc năm
– Đây chắc chắn là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể vè số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc.
– Bạn cần phải suy nghĩ kỹ và hãy ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm. Các công việc càng được ghi ci tiết bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu.
Bước 2: Đề ra các mục tiêu tương ứng
– Sau khi lên danh sách các công việc, bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả bạn mong muốn đạt được. Bạn lưu ý rằng, mục tiêu phù hợp thì cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của chính bản thân
– Nếu đặt mục tiêu quá cao khi bạn không thể nào đạt đươc, ít nhiều sẽ làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.
Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
– Với bước này, kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả là rất quan trọng. Bạn nên cân nhắc sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian và đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đề ra.
Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.
Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra một số phương án dự phòng.
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, hay xem xét liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.
Bước 7: Tự tạo động lực cho bản thân
Khi hoàn thành xong mục tiêu, hãy tự khích lệ tinh thần và khen thưởng cho bản thân mình để tiếp tục có động lực thực hiện tiếp những kế hoạch tiếp theo. Tuy nhiên không nên khen thưởng liên tục, hãy tự khen thưởng khi bạn thực sự khá vất vả mới hoàn thành xong mục tiêu ấy.
>>> Mời xem thêm: Kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp – thành công
Bắc Nguyễn
