Xây dựng đội nhóm là phương pháp được thiết kế để giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn thông qua cải tiến thông tin liên lạc nội bộ và các kỹ năng giải quyết vấn đề. Vậy, sự gắn kết của một đội nhóm kinh doanh bắt nguồn từ đâu? Cùng áp dụng 7 bước xây dựng đội nhóm hiệu quả dưới đây nhé!
Nguyên tắc xây dựng đội nhóm
Cùng chung một mục tiêu
Đây là nguyên tắc đầu tiên và cũng là điều tiên quyết để xây dựng đội nhóm gắn kết. Nếu các thành viên trong đội nhóm không có chung mục đích thì sẽ không còn là một nhóm nữa, đó đơn giản chỉ là phép cộng của những cá nhân với những mục đích khác nhau mà thôi.
Mỗi một thành viên khi tham gia vào nhóm phải luôn cố gắng vì mục tiêu chung, xem đó như là “lẽ sống” trong những ngày “nhóm còn tồn tại”. Bởi lẽ, chỉ khi nhìn thấy “lợi ích chung”, nhóm mới được thành lập, và nhóm nên tồn tại đến cùng vì một mục tiêu chung.
Phụ thuộc lẫn nhau
Nếu các cá nhân có thể làm việc độc lập – với hiệu quả tương đương – thì tốt nhất nên làm việc cá nhân để đôi bên đều có thể tiết kiệm thời gian lẫn chi phí.
Tuy nhiên, sự thật lại không như vậy:
1 chỉ có thể = 1
Còn 1 + 1 = 2
Thậm chí 1 + 1 = 3 và có khi còn hơn thế nữa…
Kết quả làm việc nhóm được ví như là phép nhân, thậm chí là lũy thừa của các thành viên. Sự phụ thuộc của các thành viên vào nhau cả về mặt công việc lẫn tinh thần là một đặc trưng của nhóm “hoàn hảo”. Đoàn kết sẽ tạo nên sức mạnh, hơn thế nữa sự đoàn kết đến từ ý thức rằng không thể “thiếu nhau” sẽ thúc đẩy mức độ đoàn kết và hoàn thành nhiệm vụ cao hơn nữa.
Một nhóm trưởng giỏi
Nhóm trưởng có thể không phải là người giỏi nhất. Nếu xét trên phương diện cá nhân, nhưng nhóm trường phải là người có khả năng lãnh đạo tốt nhất xét trên phương diện tập thể.
Và, cho dù trong trường hợp họ có là người giỏi nhất thì họ vẫn sẽ phải tuân theo nguyên tắc đầu tiên, phải đặt mục tiêu chung của nhóm lên số 1, tóm lại thì lợi ích của nhóm mới là quan trọng nhất.
Tất nhiên nhóm là một tập thể và các cá nhân nên là quan trọng như nhau, nhưng nếu thiếu đi một người nhóm trưởng giỏi, một mảnh ghép cực kì quan trọng, thì năng làm làm việc của nhóm sẽ “kém hoàn hảo” hơn rất nhiều.
Sự tôn trọng
Đây là điều cần có dù bất kỳ một môi trường nào, và nó trở nên đặc biệt quan trọng trong khi làm việc theo đội nhóm. Nếu không có sự tôn trọng, mọi việc có thể diễn biến tồi tệ ngoài tầm kiểm soát. Hậu quả sẽ ra sao nếu tất cả đều nghĩ là mình đúng và xem đối phương “không ra gì”?
Tôn trọng đồng đội của mình sẽ là nền tảng cho sự phối hợp ăn ý và hiệu quả trong công việc. Không những vậy, mỗi một cá nhân đều mong muốn bản thân được thừa nhận, được tôn trọng, và điều này sẽ chỉ có khi sự tôn trọng trở thành phương châm làm việc tất yếu của nhóm.
Văn hóa gắn kết nhân viên là gì?
Employee engagement – Sự gắn kết của nhân viên là những suy nghĩ, những cảm nhận của họ về công ty và cách họ làm việc dựa trên những suy nghĩ và cảm nhận đó.
Đừng gộp chung sự hài lòng với sự gắn kết. 2 điều này mang ý nghĩa hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là những khác biệt giữa những nhân viên hài lòng với công ty và những nhân viên có sự gắn kết thực sự:
Tất cả nhân viên đều cần được cảm thấy an tâm, có ý nghĩa và khả thi trước khi họ có thể thực sự gắn kết với công việc:
+ An tâm: Có thể sống là chính mình tại công ty mà không cần lo lắng những hậu quả tiêu cực.
+ Có ý nghĩa: Có thể đạt được những lý do cá nhân sau công việc
+ Khả thi: Có đủ năng lực để hoàn thành tốt những công việc được giao
Là người lãnh đạo một đội nhóm kinh doanh, nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của bạn là gắn kết các thành viên trước khi nghĩ về cách tối đa hóa hiệu suất và cách tạo động lực thúc đẩy họ trong công việc. Mục tiêu luôn luôn hướng tới đó là để cả nhóm cùng phát triển, song song với sự phát triển của doanh nghiệp.
7 bước xây dựng đội nhóm kinh doanh hiệu quả
Tuyển dụng các “chiến binh văn hoá” vào đội nhóm
Khi bạn không có mặt, ai trong đội nhóm là người chèo lái cả đội nhóm theo loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng mà bạn muốn xây dựng? Đó là những “cultural warriors” – “chiến binh văn hóa” của bạn.
Hãy thẳng thắn suy nghĩ về chân dung chiến binh văn hoá lý tưởng bạn mong muốn. Các chiến binh văn hóa của bạn sẽ là người như thế nào? Đầy tham vọng ư? Hay họ ưa thử thách? Chín chắn? hoặc tỉ mỉ? Điều này giúp bạn định hướng cho chiến lược tuyển dụng nhân sự của bạn.
Dựa trên điểm số đánh giá khi phỏng vấn, bạn sẽ đánh giá được họ có phù hợp với văn hóa mà bạn đề ra hay không.
Để các “chiến binh văn hoá” có thẩm quyền khi tuyển dụng ứng viên
Cách đơn giản nhất để giúp thành viên trong đội nhóm của bạn có được suy nghĩ của người lãnh đạo là đối xử với họ như những ông chủ thực sự. Một khi đã xác định được những “chiến binh văn hoá”, bạn hãy trao cho họ quyền tham gia vào quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng. Họ là những người có đủ hiểu biết và đam mê với văn hóa công ty, bạn nên tiếp nhận những phản hồi và đánh giá từ các thành viên này.
Một cách tiếp cận độc đáo khác nữa là đưa cho các thành viên này quyền từ chối ứng viên. Nếu họ nói không, bạn cần hiểu rằng có lý do chính đáng nào đó bạn cần lắng nghe và cùng nhau đồng thuận. Điều này sẽ giúp bạn giảm bớt được áp lực xây dựng một đội nhóm hoàn hảo.
Một lợi ích khác khi cho phép thành viên trong đội nhóm tham gia phỏng vấn là tăng tính khách quan và tích cực từ phía bạn tới ứng viên mới. Đứng trên vị trí người quản lý, có đôi lúc bạn không thể hiểu được insight của những ứng viên vừa ra trường muốn được học hỏi kinh nghiệm. Hoặc có thể áp lực từ phía nhà quản lý khiến ứng viên mất đi tự nhiên trong khi câu trả lời; những nhân viên đồng cấp trong tương lai có thể là đối tượng phù hợp để ứng viên để chia sẻ.
Đặt mục tiêu cá nhân thống nhất với mục tiêu đội nhóm
Bạn có thực sự hiểu về mục tiêu của các thành viên trong đội nhóm?
Đây là động lực chính thúc đẩy sự tham gia của các thành viên, vì vậy hiểu rõ mục tiêu của các thành viên sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các thành viên một cách phù hợp.
Trong tuần thứ 2 của tháng 1, bạn nên tổ chức một cuộc hội thảo kéo dài khoảng 2 giờ để xây dựng các mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của các thành viên cũng như mục tiêu của đội nhóm. Sự tham gia vào buổi hội thảo này sẽ giúp các thành viên được xích gần lại nhau hơn và cảm thấy có trách nhiệm với nhau hơn trong thời gian tiếp theo.
Với vị trí là một nhà quản lý, bạn gần như sẽ cố gắng làm tốt hơn tất cả mọi thứ khi đã biết được mục tiêu của nhân viên. Đừng để việc đặt mục tiêu dừng lại ở những câu từ chung chung như doanh số, mức lương…. mà hãy giúp nhân viên của bạn đi sâu vào các mục tiêu cụ thể như “tiết kiệm tiền mua nhà” hay “tiết kiệm tiền mua xe”, “tiết kiệm tiền đưa cả nhà đi du lịch”.,,,,
Thực chất, mục tiêu chính là động lực níu giữ một nhân viên kinh doanh trong cả những thời điểm thăng trầm của công việc.
Chia sẻ lẫn nhau những câu chuyện thành công
Đằng sau mỗi cuộc gọi “cold call” là một viễn cảnh khác nhau về khách hàng và những thách thức mới. Có những cuộc gọi kết nối tới khách hàng tiềm năng, và cũng không loại trừ có những ngày đội nhóm của bạn làm việc mà không thu về kết quả.
Bạn có thể cân nhắc sắp xếp các cuộc họp với tần suất là 2 tuần/lần để các thành viên trong đội nhóm chia sẻ những câu chuyện về tình huống ứng phó xuất sắc của nhân viên với khách hàng. Những buổi họp này góp phần tiếp thêm niềm tin, sức mạnh và động lực làm việc cho nhân viên và cũng là hy vọng vào thành quả tốt đẹp mình có thể làm được.
Đưa ra những phản hồi nhất quán
Thành viên trong đội nhóm sẽ thường xuyên đến tìm bạn để trình bày những vấn đề họ gặp phải trong công việc. Hãy kiên trì lắng nghe và tìm hiểu kỹ các vấn đề trong cuộc giao tiếp, sau đó đưa ra các phản hồi chất lượng và thường xuyên hơn. Đừng quên bám sát vào chiến lược kinh doanh và tình hình đối thủ cạnh tranh của bạn để tạo được sự nhất quán trong mọi trường hợp.
Nhờ có sự phản hồi tích cực, những nhân viên kinh doanh xuất sắc nhất sẽ cởi mở hơn đối với việc học hỏi và giúp đỡ những nhân viên khác. Văn hóa phản hồi và gắn kết sẽ được lan tỏa rộng rãi trong toàn bộ đội nhóm của bạn.
Sử dụng dữ liệu thực tế để xác định các vấn đề về sự gắn kết
Thực tế, các nhà lãnh đạo thường sử dụng trực giác để đánh giá về hiệu suất làm việc của cả đội nhóm kinh doanh. Đó là một phương pháp cực kỳ thiếu chính xác, kể cả đối với những đội nhóm nhỏ.
Thay vào đó, bạn cần chú ý đến những vấn đề mà các nhân viên kinh doanh ở nhiều cấp độ cùng gặp phải. Ví dụ, cả những nhân viên xuất sắc, trung bình và yếu cùng đề cập đến sự công bằng khi được hỏi ý kiến về việc gắn kết, thì bạn cần hiểu đó là một vấn đề quan trọng cần được giải quyết nhanh nhất.
Nắm rõ được những nguyên nhân khiến mọi người không thực sự gắn kết sẽ giúp bạn nhanh chóng tiếp cận tới các đề xuất gia tăng hiệu suất.
Để các thành viên cùng tự đưa ra giải pháp
Không phải lúc nào bạn cũng là người đưa ra giải pháp sáng suốt nhất cho mọi tất cả mọi vấn đề. Bạn hãy để mọi người trong đội nhóm cùng tham gia thảo luận bằng cách đưa cho thành viên những dữ liệu của chính họ và yêu cầu họ xác định nguyên nhân dẫn đến việc thiếu gắn kết.
Bạn chỉ cần dùng các câu hỏi đơn giản như “Đội nhóm của chúng ta cần cải thiện điều này. Các bạn có thể cho tôi biết, chúng ta nên làm gì đây?” rồi đặt niềm tin vào đúng người.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ nắm được những kiến thức cơ bản và áp dụng những kiến thức này xây dựng đội nhóm vô địch thực sự hiệu quả để đưa doanh nghiệp của bạn thành công hơn nữa.
>>> Xem thêm: Kỹ năng làm việc theo nhóm (Teamwwork)
Thanh Hằng
