Trang Chủ » KINH DOANH » Tiếp thị » Hướng dẫn cách sử dụng và cách viết email cho doanh nghiệp

Hướng dẫn cách sử dụng và cách viết email cho doanh nghiệp

13:59 15-05-2020 btv05

Bạn đang không biết cách viết email cho doanh nghiệp đúng chuẩn, chuyên nghiệp và hiệu quả? Vậy, hãy cùng tìm hiểu thông tin qua bài viết này nhé.

Bạn đang là một nhân viên marketing. Bạn không biết cách viết email cho doanh nghiệp đúng chuẩn, chuyên nghiệp và hiệu quả? Vậy, hãy cùng tìm hiểu thông tin qua bài viết này nhé.

Cách sử dụng font chữ trong email

Khái niệm

Font chữ có chân (serif) là các font này có nét bè ngang ở phần bắt đầu và phần kết thúc của mỗi chữ (ví dụ: Times New Roman, Cambria) – So sánh I (có nét bè ngàng ở trên và dưới) và i ( không có nét bè ngang) – Font chữ có chân phù hợp với vẫn cảnh các email trang trọng (thư mời, email đề xuất gửi khách hàng,…)

Font chữ không có chân (san serif) là font không có nét bà ngang (ví dụ: calibri, arial;) – Font không chân phù hợp với vãn cảnh giao tiếp thông thường tránh xã giao, hình thức (email trao đổi công việc nội bộ)

Cách dùng trong email

Font chữ có chân dùng cho tất cả các email gửi cho khách hàng (trừ các email reply) và email thông báo/quyết định chính thức của tổng công ty để tạo sự trang trọng, nghiêm túc.

Font chữ không có chân dùng cho email trao đổi công việc thường ngày hoặc các email trả lời.

Cách sử dụng màu chữ

Sử dụng màu đen hoặc đen xám trong email gửi khách hàng hoặc các thông báo/quyết định chính thức của công ty

Sử dụng màu xanh đậm (blue) trong các email trả lời – chú ý nên đậm 1 chút để tương phản tốt

Cách sử dụng khoảng cách  

Sử dụng giãn dòng chuẩn của văn bản là (1pt)

Khi kết thúc mỗi đoạn văn cần Enter cách ra 1 dòng

Ví dụ:

cách viết email cho doanh nghiệp

Cách sử dụng thán ngữ bắt đầu bằng email

Các thán ngữ bắt đầu email

+ Dear anh Hoàng, anh Chiến, chị Nhàn – Dùng từ Dear trong trường hợp doanh nghiệp trẻ có yếu tố năng động.

+ Kính gửi anh Hoàng, anh Chiến, chị Nhàn – Dùng trong trường hợp doanh nghiệp nhà nước hoặc người nhận là người có tuổi.

+ Hi anh Hoàng, anh Chiến, chị Nhàn – Dùng “Hi” trong trường hợp chỉ gửi cho 1 người và trong trường hợp đã trao đổi thông tin nhiều lần, có sự thân thiết hoặc các email trả lời.

Lưu ý: Tránh không có thán ngữ đầu email và dùng các thán ngữ theo văn nói: Anh Hoàng ơi, chào anh Chiến, hello chị Nhàn,…

Các thán ngữ phụ

+ Cc anh Hoàng, chị Nhàn và các anh chị quản lý nắm thông tin

+ Cc anh Hoàng phối hợp thực hiện

+ Cách dùng: để chỉ đích danh những người quan trọng được cc trong email

Thán ngữ khác

+ Tt… (hoặc “Tiếp tục”) – Trong trường hợp email trước bị thiếu, cần bổ sung thông tin

Cách sử dụng thán ngữ bắt đầu email

Ví dụ thán ngữ đầu

cách viết email cho doanh nghiệp

Cách sử dụng thán ngữ kết thúc email

Các thán ngữ kết thúc email

+ Trân trọng – Sắc thái cổ điển, nghiêm túc, phù hợp với người già và doanh nghiệp nhà nước…. Phải dùng “trân trọng” nếu thán ngữ của bạn bắt đầu là “kính gửi”

+ Best Regards – Sắc thái hiện đại, nghiêm túc phù hợp với email gửi quản lý các doanh nghiệp trẻ và có yếu tố nước ngoài,.. Hoặc các email trong trường hợp nghiêm túc.

+ Regards – Sắc thái hiện đại và ít nghiêm túc hơn. Phù hợp với các email trả lời hoặc mối quan hệ ngang cấp.

+ Best/Cheer – Phù hợp với các email gửi người cấp thấp hơn trong nội bộ doanh nghiệp hoặc đối tác hoặc các email không muốn gợi cảm giác nghiêm túc

Kết thúc thán ngữ kết thúc email thì dùng dấu phẩy “,” bên cạnh và ghi tên mình bên dưới

Trước đó nên có một câu cảm ơn, ví dụ: “Cảm ơn mọi người”, “Thank you em”

Cách sử dụng thán ngữ kết thúc email

Ví dụ thán ngữ kết thúc email

Cách sử dụng chữ ký email

Chữ ký email của Bictweb theo mẫu ở dưới

Mầu này có thể cài đặt ở trong config của email

Cách mở đầu email

Mở đầu email (nếu chưa từng trao đổi bạn cần phải có các câu giới thiệu)

Ví dụ: “Em là Hoàng sáng nay vừa trao đổi với anh về việc nâng cấp website”. Các email của những lần làm việc sau thì không cần nữa.

Sau mở đầu thì viết về mục đích của email. “Em viết email để gửi lại anh tài liệu về một số phương án triển khai….”

Cách sử dụng ngôn ngữ trong email

+ Dùng các ngôn ngữ trang trọng trong email. Thường thì các từ hán việt sẽ có sắc thái trong trọng hơn.

Ví dụ:

“Gửi chị nội dung hai bên vừa trao đổi” sẽ khác “Gửi chị nội dung hai chị em vừa nói chuyện”

“Tuần này mình sẽ bắt đầu thực hiện/triển khai” sẽ trang trọng hơn “tuần này mình sẽ bắt đầu chạy”

+ Tránh dùng văn nói (mấy cái, kiểu như là, với lại, ah….)

Ví dụ:

“Mấy cái buổi sáng chúng ta thảo mình đã ghi hết ở trong file đính kèm” cần đổi thành “Các nội dung chúng ta trao đổi mình đã ghi nhận lại đầy đủ trong file đính kèm”

+ Khuyến khích dùng các động từ như: “giúp” “hỗ trợ” và các thán từ như “ạ” (với người hơn tuổi, nhưng không lạm dụng” – về cơ bản nên tạo không khí khiêm tốn.

Ví dụ:

“Anh Hoàng chuyển giúp anh file đính kèm cho các bạn liên quan anh nhé”

+ Không dùng icon trong email

Cách kết thúc email

Kết thúc email (trước thán ngữ) cần nói rõ người đọc (ai?) cần làm gì tiếp theo, vào khi nào.

Nếu câu quá dài cần in đậm các nội dung cần đọc

cách viết email cho doanh nghiệp

Email mẫu

cách viết email cho doanh nghiệp

cách viết email cho doanh nghiệp

Cách viết email marketing

Đừng viết những lời quảng cáo rao vặt trong email

Cách tốt nhất để viết nội dung email hiệu quả là bạn đừng nên gửi những thông tin quảng cáo nhàm chán về sản phẩm của bạn. Vì khi nhận được từ 2-3 email quảng cáo khách hàng sẽ cảm thấy thất vọng và có thể họ sẽ note bạn vào spam.

Khách hàng sẽ cảm thấy mệt mỏi, phiền phức với những thông tin quảng cáo quá nhiều từ email.

Email marketing không phải là kênh bán hàng trực tiếp. Do đó nội dung email của bạn phải đưa lại những giá trị, lợi ích cho người nhận email. Nếu họ thấy thông tin của bạn hữu ích, họ sẽ chấp nhận những tin tức thường xuyên mà bạn gửi và nhớ tới thương hiệu của bạn khi đang có nhu cầu sử dụng.

Tiêu đề email có sức thu hút tối đa

Dùng tiêu đề email để tóm tắt nội dung cho cả email của bạn và nó sẽ quyết định xem người nhận có mở email của bạn không? Bởi vậy, tiêu đề cần phải thu hút, kích thích sự tò mò, tránh dùng những từ khiến email của bạn rơi vào spam như: hot, nhất, từ viết hoa…

Cá nhân hóa nội dung email

Việc cá nhân hóa nội dung email sẽ nhận được sự chào đón nhiệt tình của người nhận email hơn, thấy được trân trọng hơn việc bạn gửi một nội dung chung chung mà bất cứ ai cũng có thể nhận được.

Lời giới thiệu ngắn gọn, súc tích

Đây được coi như phần sapo của 1 bài viết. Bạn nên tóm tắt lại trong khoảng 3 – 5  dòng những nội dung trọng tâm, xúc tích nhất để truyền đạt tới người nhận.

Không nên chèn quá nhiều hình ảnh

Thông tin cần thể hiện bằng cả hình ảnh và text. Tuy nhiên, nếu bạn dùng quá nhiều hình ảnh, người nhận email không nhấn nút “hiển thị hình ảnh” cho nội dung thư thì đồng nghĩa với việc bạn gửi một email vô nghĩa tới khách hàng.

Sử dụng các nút theo quy chuẩn

“Xem email bằng trình duyệt” , “Unsubscribe” ,  “Xin lỗi nếu email này làm phiền quý khách” “Thêm email noreply@… vào địa chỉ liên lạc” . Đó là những thông tin bắt buộc phải có trong email của bạn để email của bạn để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Chèn link vào các nút “call to action”

“Mua ngay” ;“Xem ngay” ;“Đăng ký ngay” ;“Đặt ngay”; “Xem hướng dẫn”; “Xem thêm” … là câu kết cuối email khi bạn trình bày nội dung xong để  khách hàng cần phải làm gì tiếp theo khi đọc mail của bạn.

Chữ ký đẹp chuyên nghiệp 

Ví dụ

chữ ký đẹp chuyên nghiệp

chữ ký đẹp chuyên nghiệp

Vậy bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết một email marketing bán hàng rồi chứ? Chúc bạn thành công!

Bài viết cùng chuyên mục
email marketing là gì

Email marketing là gì? Làm email marketing như thế nào là hiệu quả?

14:08 14-05-2020 0

Email marketing (tiếp thị qua thư điện tử) là cách bạn tiếp cận, quảng bá sản phẩm hay dịch vụ của bạn thông qua email để mang về khách hàng.

PR nghĩa là gì? Viết tắt của chữ PR gì? Nghề PR là gì?

10:21 05-04-2020 0

Nếu bạn có những câu hỏi thắc mắc về ngành PR như PR là gì?, PR nghĩa là gì?, PR thương hiệu là gì?, PR viết tắt là gì?, PR trên facebook là gì?, PR online là gì?

Top 10 Thương hiệu Nhãn hiệu tin dùng 2018

Top 10 Thương hiệu Nhãn hiệu tin dùng 2018

14:11 22-11-2019 0

Sáng ngày 30/09/2018, chương trình Truyền thông – khảo sát và Tôn vinh “Sao vàng Doanh nhân Đất Việt” và “Thương hiệu, Nhãn hiệu tin dùng” lần thứ VI đã được tổ chức tại nhà hát Quân đội, Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự chỉ đạo của Hội Chống Hàng Giả và Bảo vệ Thương hiệu TP Hà Nội cùng với Câu lạc bộ Doanh nhân Đất Việt.

04 yếu tố xây dựng chiến lược kinh doanh thực phẩm chức năng

04 yếu tố xây dựng chiến lược kinh doanh thực phẩm chức năng

14:04 19-11-2019 0

Bạn đã biết đến 04 yếu tố của chiến lược kinh doanh thực phẩm chức năng chưa? Nếu bạn là người kinh doanh thực phẩm chức năng thì cần đọc ngay bài viết này.

8 bước lập kế hoạch kinh doanh thực phẩm chức năng

8 bước lập kế hoạch kinh doanh thực phẩm chức năng

11:02 18-11-2019 0

Tại sao chúng ta phải lập kế hoạch kinh doanh? Kinh doanh thực phẩm chức năng - Hãy lập kế hoạch để thành công.

Thương hiệu tiếng anh là gì?

14:25 19-10-2019 0

Thương hiệu tiếng anh có nghĩa là brand, ngoài ra còn có từ đồng nghĩa khác: logo, trademark. Tham khảo thêm 40 thuật ngữ chuyên ngành Marketing.

Chiến lược phát triển marketing thương mại điện tử hiệu quả

14:42 12-07-2019 0

Trong thời đại công nghệ phát triển, thị trường thương mại điện tử rất rộng lớn, đa dạng. Chính vì vậy chiến lược marketing thương mại điện tử sẽ đóng vai trò quan trọng đến việc thực hiện mục tiêu kinh doanh, thành công của dự án và thành công của doanh nghiệp. Hướng dẫn […]

quy trình chốt sale

Quy trình chốt sale hiệu quả

10:31 19-05-2019 0

Khá nhiều dân sale thắc mắc: Tại sao những người bán hàng có khả năng chốt sale rất tốt còn mình thì không? Thực tế quy trình chốt sale khá đơn giản nếu bạn nắm chắc những thủ thuật dưới đây và thường xuyên áp dụng vào công việc giúp bạn rời khỏi lỗi lo […]

quy trình quyết định mua hàng

Quy trình ra quyết định mua hàng

10:20 19-05-2019 0

Dưới đây là quy trình mua hàng của người tiêu dùng giúp nhà cung cấp hiểu khách hàng hơn từ đó cung ứng trên thị trường sản phẩm phù hợp. Quy trình ra quyết định mua hàng của người tiêu dùng gồm 5 giai đoạn: ý thức về nhu cầu, tìm kiếm thông tin, đánh […]

marketign 0 đồng

4 cách marketing 0 đồng hiệu quả

10:15 19-05-2019 0

Marketing 0 đồng là thuật ngữ được tìm kiếm khá nhiều trong cộng đồng Marketers. Vậy có những cách nào để thực hiện Marketing 0 đồng hiệu quả cho doanh nghiệp, bán hàng online hay kinh doanh nhỏ lẻ? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu và áp dụng những cách […]