1. OKRs là gì?
OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng cách liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng với mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể.
Hai đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này gồm:
1.1. Cấu trúc
OKR được xây dựng xoay quanh 2 câu hỏi khác nhau.
– Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
– Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?
Objective là mục tiêu của công ty, phòng ban hay cá nhân. Trong khi đó, Key Result là các bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau, giúp mọi người có chung 1 chí hướng.
1.2. Nguyên lý hoạt động
Điểm khác biệt của OKR so với những nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:
– Tính tham vọng: Objective thường được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực.
– Tính đo lường được: Key Result sẽ được gắn với những mốc có thể đo lường được.
– Tính minh bạch: Tất cả các thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
– Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá về hiệu suất làm việc của nhân viên.
Phương thức tiếp cận độc đáo này đã được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, sau đó John Doer tiếp tục kế thừa & phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại rất nhiều tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.
2. Lợi ích của OKR
OKR hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua sáu lợi ích chính.
Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ được chặt chẽ
OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân, phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đây đội ngũ quản trị có thể đảm bảo rằng mọi người đang có chung 1 định hướng.
Tập trung vào các vấn đề thiết yếu
Mô hình OKR sẽ đưa ra 3 đến 5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty & nhân viên ưu tiên vào các mục tiêu hệ trọng của công ty.
Tăng tính minh bạch
OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên tất cả nhân viên đều có thể nắm được công việc, kế hoạch của mỗi cá nhân & phòng ban.
Trao quyền tới nhân viên
Khi nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho các nhân viên theo dõi kết quả công việc.
Đo lường tiến độ hoàn thiện mục tiêu
Qua các chỉ số, OKR có thể phản ánh được các cá nhân, phòng ban & toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
Đạt kết quả vượt bậc
OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy được tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt được kết quả ấn tượng.
3. OKR trông như thế nào?
Mục tiêu phòng ban, cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hoặc mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ dựa trên Objective & Key result của cấp độ cao hơn.
– OKR cấp độ công ty luôn luôn được chú trọng nhất.
– OKR cấp độ bộ phận, phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt những OKR cá nhân).
– OKR cấp độ cá nhân sẽ thể hiện công việc mà cá nhân đó tập trung hoàn thành
Từ đây, ban quản lý lãnh đạo có 2 cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:
3.1. Cách liên kết nghiêm ngặt
Bằng cách tiếp cận này, chúng ta xác định Objective ở cấp độ dưới sẽ là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.
Ví dụ:
Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
– Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành xong thiết kế tải App trước tháng 11
2. Bốn lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại App store
Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Thu hút 10.000 người dùng mới
– Kết quả then chốt:
1. Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên đến 15%
2. Chạy các chiến dịch thu hút khách hàng mới
3. Đạt mức rating 4.5+ tại App store
Đối với cách liên kết này, Objective của những cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Như vậy, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức là “Ra mắt sản phẩm mới” & “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này sẽ tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Marketing đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.
3.2. Cách liên kết định hướng
Cách phân tầng nghiêm ngặt của Objective & Key result không phải lúc nào cũng đạt hiệu quả. Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng rất nhiều mục tiêu tham vọng cho các phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.
Cũng với ví dụ như trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” & “Thu hút 10,000 người dùng mới” nhưng Objective & Key Result của những cấp độ dưới có thể thay đổi.
Ví dụ:
Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Xây dựng 1 sản phẩm mới thật hấp dẫn
– Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành thiết kế tải app trước tháng 11
2. Bốn lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại App store
Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích nhất
– Kết quả then chốt:
1. Tăng chỉ số thỏa mãn khách hàng lên đến 15%
2. Chạy chiến dịch mới để quảng bá cho thương hiệu
3. Được xuất hiện trên những tạp chí công nghệ
Những mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng lại không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective & Key result ở những cấp độ khác nhau. Với các doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích các nhà quản lý sử dụng phương pháp này.
4. Cách xây dựng OKR
Trong quá trình xây dựng Objective & Key result, bạn nên để ý 1 số điều sau:
Đối với Objective
– Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban, cá nhân) nên có 3 đến 5 mục tiêu.
– Objective cần phải có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh đến thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh đến thị trường quốc tế).
– Objective thường sẽ được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, phải tạo cảm giác thách thức và khó khăn. Ví dụ: Google cho rằng sẽ đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là đã thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì được coi là hoàn thành xuất sắc công việc.
Đối với Key Result
Có ba kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.
– Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với mười nhà báo” thay vì “Phát triển mối quan hệ truyền thông với những nhà báo”).
– Key Result tổng hợp những bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên để đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt mục tiêu.
– Key Result cần phải miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay là “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”).
5. Làm thế nào để bắt đầu với OKR?
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập 1 hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị càn kéo dài khoảng 06 tuần trước khi bắt đầu 1 quý mới hoặc năm mới.
Lộ trình có thể như sau:
– Tháng 11: Brainstorm về mục tiêu chính công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR.
– Tháng 12: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo ra mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn bộ doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với những thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
– Tháng 1: Kết nối, phân tầng, trình bày về hệ thống OKR
– Tháng 2: Theo dõi, quản lý OKR cá nhân
Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:
5.1. Xác định Objective & Key Result của doanh nghiệp
Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3 đến 5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý, năm tiếp theo. Các mục tiêu nên xuất phát từ sứ mệnh hay tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty, nhưng mục tiêu có thể linh hoạt, đi từ những số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên đến 200%” cho tới giá trị công ty “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.
Sau khi chốt những mục tiêu, phòng ban sẽ xác định được những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn như, nếu phòng ban có nhu cầu là tăng chỉ số kinh doanh lên khoảng 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 05 Account Executive. Các kết quả then chốt sẽ giúp định hướng được mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.
5.2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR
Mỗi 1 công ty với từng kiểu quy mô khác nhau sẽ khiến việc theo dõi OKR là 1 thách thức.
Các công ty như Google đã tự xây dựng công cụ nội bộ, 1 số công ty khác sử dụng những ứng dụng quen thuộc như Excel, hay hiện tại đã có những phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Perdoo, Base OKR, Lattice,… Dù sử dụng phần mềm nào thì hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn 1 quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn, doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được các giá trị mà OKR mang lại.
5.3. Phổ biến với trưởng phòng ban, bộ phận để cùng nhau phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận
Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người mà đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch rõ ràng cho OKR của công ty. Cuộc họp cần đem ra thảo luận các vấn đề sau:
– Khái quát về OKR: Khái niệm, vai trò của OKR? Tại sao ban lãnh đạo muốn sử dụng hệ thống này?
– OKR 101: Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích và hạn chế của phương pháp OKR?
– Thảo luận về OKR công ty: Bạn cần thảo luận với trưởng phòng ban bộ phận về OKR công ty mà ban quản trị đã thống nhất để lấy các ý kiến phản hồi.
Kết thúc bước này, những người đứng đầu phòng ban sẽ hiểu rõ về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn các kế hoạch cho Objective & Key Result ở phòng ban của họ.
5.4. Phổ biến OKR tới tất cả doanh nghiệp
Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKR với tất công ty trong cuộc họp. Giống như một buổi thảo luận phía trên, hãy đảm bảo rằng việc bạn đưa ra lý do về sự cần thiết của OKR, cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đây nhân viên sẽ có các kỳ vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.
5.5. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với thành viên để phác thảo các mục tiêu cá nhân
Sau cuộc họp của công ty, các người quản lý sẽ hẹn gặp từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của từng người. Đây cũng là cuộc thảo luận 2 chiều – Nhân viên muốn làm gì & Người quản lý muốn nhân viên nên làm gì.
Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt được kỳ vọng của nhân viên, kỳ vọng của công ty với nhân viên. Bằng cách duy trì những cuộc thảo luận này theo hàng quý, nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để đưa ra quyết định về sự nghiệp và những công việc hàng ngày của họ.
5.6. Kết nối, phân tầng & trình bày OKR
Sau khi thảo luận với mỗi nhân viên trong công ty, lãnh đạo phòng ban & ban quản trị cùng ngồi lại, xem lại 1 lượt góc nhìn của nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban, công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho 1 quý hay 1 năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp của công ty tiếp theo sau đó thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.
5.7. Theo dõi, quản lý OKR cá nhân
Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên kiểm tra liên tục tiến trình thực hiện OKR của nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.
6. Cách đánh giá OKR
OKR được chấm trên thang đo từ 0.0 – 1.0. Trong đó, 0 điểm sẽ là không thực hiện được bất kỳ phần nào của mục tiêu, từ 0.6 – 0.7 là đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu, 1 điểm là hoàn thành.
Với từng Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của những Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective.
Khi đánh giá OKR, bạn luôn nhớ rằng…
Có 2 loại kết quả then chốt
Các hoạt động không định lượng được (như triển khai website mới) thì được đánh thang điểm nhị phân (0 – không hoàn thành & 1 – hoàn thành), còn những hoạt động đo lường được (như liên hệ với mười nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.
0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa là tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không được thoải mái cho lắm, nhưng khi mà được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức đạt các kết quả vượt trội.
Dưới 0.4 không hoàn toàn có nghĩa là thất bại: 1 mức điểm thấp có thể sẽ phản ánh mục tiêu quá cao hay nhân viên đang làm việc không hiệu quả – dù hiểu theo cách nào thì đây vẫn là 1 dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên & thứ tự ưu tiên công việc cho từng phòng ban, cũng như cải thiện công việc trong quý tiếp.
Hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc
OKR có thể là 1 lăng kính để đánh giá cá nhân (tổ chức) nhưng đây không phải là phương án tối ưu để phân tích được hiệu quả công việc. Nếu OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc, cá nhân sẽ cố gắng đặt mục tiêu dễ thực hiện để coi là thành công. Động lực này sẽ hạn chế các mặt tích cực của mô hình OKR.
Buổi họp chốt lại về OKR rất là cần thiết
Vào đầu mỗi quý, công ty nên cùng nhau ngồi lại, thảo luận tiến độ hoàn thành OKR. Cách thảo luận có thể sẽ thay đổi dựa trên quy mô của công ty, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKR đạt được để đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp.
Bằng việc rà soát lại tất cả quá trình, bạn sẽ có dữ liệu cần thiết về hiệu suất làm việc của công ty, học từ các thách thức & tối ưu hoá cho tương lai.
Base OKR là ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai, theo dõi OKR hàng đầu tại Việt Nam. Với các giải pháp này, doanh nghiệp của bạn sẽ đi đúng hướng bằng cách thiết lập, theo dõi những mục tiêu toàn diện cho toàn bộ nhân sự, phòng ban.
7. Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì
KPI là thước đo mà doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh. KPI giúp theo dõi những thứ mà có thể đo lường được, tuy nhiên chúng ta cần nhấn vào các chỉ số giúp dự án thành công.
OKR thì có linh hồn, định hướng mục tiêu mà bạn muốn thực hiện, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Có thể thấy, OKR và KPI là 2 yếu tố giúp bổ sung, hỗ trợ nhau để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Kết Luận
Vậy là chúng tôi vừa giới thiệu đến bạn OKR là gì?, ORK có những lợi ích gì?. OKR (Objectives & Key Results) hay còn gọi là mô hình Mục tiêu và Kết quả then chốt. Với các lợi ích của OKR, hiểu về OKR sẽ giúp bạn thấy được đây là mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến, được rất nhiều công ty công nghệ hiện nay ứng dụng. Tuy nhiên, mô hình OKR vẫn có thể sử dụng cho những startup còn non trẻ, bởi nó giúp họ xác định, tập trung chính xác cho mục tiêu cần thiết, loại bỏ được các uẩn khúc tồn động về tính chất công việc cho từng cá nhân.
Anh Thảo
